Professionele offerte maken: zo onderscheid je jezelf
Als jij een potentiële klant een offerte mag sturen, ben je weer een stapje dichterbij een deal. Maar vergis je niet, het sturen van een offerte betekent niet dat de klant automatisch met jou in zee gaat. De kans is aanwezig dat de klant meerdere offertes heeft aangevraagd, zodat hij of zij een goed geïnformeerde keuze kan maken.
Daarom is het opstellen van een opvallende en professionele offerte enorm belangrijk. Dit is misschien wel jouw laatste kans om de klant te overtuigen om voor jouw bedrijf te kiezen. Maar hoe ziet een goede offerte eruit? En wat voor soort offertes zijn er eigenlijk? We leggen het je hier uit, zodat jij straks precies weet hoe je een goede offerte opstelt.
Zorg er overigens wel voor dat je tijdens jouw gesprek er alles aan hebt gedaan om te voorkomen dat je een offerte moet maken. Het sluiten van een opdracht kan in veel gevallen direct aan tafel. Met de juiste vraagtechnieken kan je dus voorkomen om een offerte te maken. Smeed het ijzer als het heet is en laat je niet afschepen door nog iets op papier te moeten zetten. Behalve als het direct een opdrachtbevestiging is.
Inhoud:
Voor we je tips gaan geven voor het opstellen van een professionele offerte geven we je uitleg over verschillende soorten offertes. De ene offerte is namelijk de andere niet. Bij elk type offerte is het belangrijk dat je professioneel te werk gaat, maar het is wel fijn om te weten wat de verschillen zijn.
Laten we beginnen met een heel belangrijk verschil. Er zijn namelijk gevraagde en ongevraagde offertes. Een gevraagde offerte verstuur jij na een concrete aanvraag van een potentiële klant. Zij hebben interesse in jouw aanbod en willen dit graag op papier hebben staan, zodat ze een weloverwogen keuze kunnen maken. Maar je kunt ook ongevraagd een offerte versturen, bijvoorbeeld in een mailing. Het is goed om te weten dat een aangevraagde offerte uiteraard veel meer kans heeft om geaccepteerd te worden dan een ongevraagde offerte. Het opsturen van ongevraagde offertes kan een strategie zijn, maar andere verkooptechnieken hebben vaak meer kans van slagen.
Bij het maken van een offerte kun je ervoor kiezen om een vervaldatum op je offerte op te nemen. Als je dit doet gaat het om een vaste offerte. Dit betekent dat de klant tot die datum heeft om het aanbod te accepteren, maar ook dat jij in de tussentijd geen aanpassingen aan bijvoorbeeld de prijs of de voorwaarden mag doen. Je kunt ook een vrijblijvende offerte versturen. Deze offerte kent geen vervaldatum. De klant hoeft jouw aanbod dus niet voor een specifieke datum te accepteren. Dit zorgt er ook voor dat jij in de tussentijd de voorwaarden of prijzen nog mag aanpassen. Ook mag je de vrijblijvende offerte nog intrekken. Uiteraard communiceer jij dit natuurlijk wel met de andere partij.
Afhankelijk van of jouw bedrijf producten of diensten verkoopt, maak je product offertes of dienst offertes. Op beide soorten offertes dien je andere dingen opnemen. Daarbij verschilt het ook nog per klant welke aspecten jij op de offerte opneemt.
Bij een product offerte kan het interessant zijn om de voor- en nadelen van het product nog eens te benoemen. Ook kun je bepaalde (technische) specificaties op de offerte opnemen. Bedenk wel dat lang niet alle klanten in dit soort informatie geïnteresseerd is. Stem dit daarom af op de specifieke behoefte van de klant. Informatie zoals levertijden en volumekortingen zijn sowieso handig om op de offerte op te nemen.
Het opstellen van een dienst offerte is soms wat lastiger. De dienst die jij verkoopt is immers een stuk minder tastbaar dan een product. In een dienst offerte is het daarom vooral belangrijk om het vertrouwen van de andere partij te winnen. Dit doe je met een professioneel ogende offerte, maar ook door bijvoorbeeld klantcases aan de offerte toe te voegen. Verder vermeld je alle relevante informatie over de dienst en laat je zien dat je de hulpvraag van de potentiële klant begrepen hebt. Ook hier is het mogelijk om klantvoordelen te benoemen.
Naast losse product en dienst offertes bestaan er ook nog project offertes. Een project loopt vaak voor een langere periode. Ook zijn er heel vaak meerdere partijen bij een groot project betrokken. In zo’n project offerte is het vooral belangrijk om de voorgestelde aanpak goed uit de doeken te doen. Als bij het project inderdaad veel partijen betrokken zijn, kan het ook verstandig zijn om een geheimhoudingsverklaring te laten tekenen. Zo verklein je de kans dat vertrouwelijke informatie misbruikt wordt.
Een laatste soort offerte is een aanbesteding offerte. Een partij vraagt hierbij specifiek om offertes van meerdere bedrijven. Dit stimuleert de concurrentie tussen de ondernemingen, waardoor de klant vaak hoopt op extra scherpe tarieven. Het gaat bij een aanbesteding offerte vaak om een groot project of een flinke order. Eisen waaraan jouw bedrijf moet doen om de aanbesteding te kunnen verkrijgen zijn bij zo’n vraag altijd duidelijk uiteengezet. Zorg er dan ook voor dat in jouw offerte duidelijk wordt waarom jij zo goed aan alle eisen voldoet.
Nu we je de definitie van verschillende offertes hebben gegeven, wil je natuurlijk nog weten welke aspecten er op een professionele offerte niet mogen ontbreken. Hoe maak je een professionele offerte? En wat zet je onderaan een offerte? We leggen het je allemaal uit.
Een professionele offerte kun je eigenlijk opdelen in twee aspecten. Aan de ene kant is er de belangrijke informatie die je aan de potentiële klant wilt verstrekken. Aan de andere kant wil je ook aandacht besteden aan wat jouw product of dienst nou zo goed of uniek maakt.
Om te komen tot een goede opbouw van de offerte is het belangrijk om te weten wat erin dient te staan en in welke volgorde. Een éénduidige opmaak en structuur hebben een aantal voordelen:
Een goede Offerte indeling ziet er als volgt uit:
Belangrijke informatie die je op je offerte zeker wilt vermelden zijn:
Deze informatie is allemaal heel erg belangrijk, maar een twijfelende klant ga je hiermee niet over de streep trekken. Ook zal deze informatie op alle offertes van concurrenten ook staan, dus heel onderscheidend is dit niet.
Daarom voeg je nog meer toe aan een professionele offerte. Hierin ga je nog even in op de vraag waarmee de klant bij jou kwam en de manier waarop jij dit door middel van de diensten of producten op deze offerte oplost. Ook kun je nogmaals kort ingaan op jouw bedrijf, waarbij je laat zien wat jouw onderneming uniek maakt. Let op dat dit echt kort en krachtig gebeurt. Een offerte van vele pagina’s lang wordt meestal niet gewaardeerd.
Het is belangrijk om een professionele offerte op een goede manier te eindigen. Onderaan je offerte laat je de potentiële klant weten hoe hij of zij de offerte kan accepteren. Meestal gebeurt dit door het zetten van een handtekening. Na het ondertekenen is de offerte een juridisch bindend contract.
Nu je de betekenis en inhoud van een professionele offerte kent, gaan we het over voorbeelden en templates hebben. Online zijn er talloze voorbeelden van professionele offertes te vinden. Je kunt zo’n voorbeeld gebruiken om inspiratie op te doen, maar het is niet verstandig om zo’n voorbeeld één op één over te nemen. Een goede professionele offerte is namelijk uniek. Dit betekent dat het invullen van een bestaande template niet het effect zal hebben dat jij zoekt.
Maak in plaats daarvan een eigen template dat goed bij jouw onderneming past. Bepaalde informatie, bijvoorbeeld over jouw bedrijf, kan in elke offerte opnieuw gebruikt worden. Ook de lay-out kun je keer op keer gebruiken.
Let er bij het maken van zo’n template op dat je veel aandacht besteedt aan zowel de teksten als de opmaak. Voer de huisstijl van je onderneming door in de offerte. Potentiële klanten moeten in één oogopslag kunnen zien dat het om jouw offerte gaat. Dit bereik je door in ieder geval het logo van jouw bedrijf op elke pagina terug te laten komen. Afhankelijk van de huisstijl kun je ook nog andere elementen opnemen in de lay-out van de offerte.
Daarnaast is het verstandig om in je template ruimte te reserveren voor het logo van jouw potentiële klant. Dit hoeft niet op elke pagina terug te komen, maar het ziet er wel professioneel uit om het in ieder geval op de voorste pagina terug te laten komen. Zo ziet de klant ook dat de offerte speciaal voor zijn of haar bedrijf gemaakt is. Dit soort kleine details kunnen een groots effect hebben.
Het maken van een professionele offerte vraagt de nodige tijd en aandacht, maar het kan dan ook veel bereiken. Professioneel ogende offertes, waarin de klant zich persoonlijk aangesproken voelt en de informatie vindt die hij of zij zoekt, hebben een veel grotere kans om geaccepteerd te worden. Stel daarom je eigen template voor offertes op, zodat je voor elke potentiële klant eenvoudig een professionele offerte opstelt.
Heb je hulp nodig bij het opstellen van professionele offertes of loop je tegen andere problemen aan in jouw sales proces? De experts van Sales Improvement Group kijken graag met je mee. Zo verbeter je de verschillende sales processen, waardoor je meer succes behaalt met je onderneming.